Regulamin

Załącznik do Zarządzenia Nr 19/2018
Prezesa Zarządu ZWiK GiM Warta sp. z o.o.
z dnia 27 września 2018 r.

Tekst jednolity

Regulamin udzielania zamówień sektorowych dla projektów realizowanych ze środków zewnętrznych przez Zakład Wodociągów i Kanalizacji Gminy i Miasta Warta sp. z o.o.

§ 1

1. Niniejszy Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień sektorowych, których źródłem finansowania nie są środki własne Zamawiającego, w tym w szczególności zamówień dla projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.
2. Postanowienia niniejszego regulaminu mają zastosowanie do zamówień sektorowych w rozumieniu art. 132 ustawy PZP, o wartości poniżej:
a) 443.000 euro dla zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi,
b) 5.548.000 euro dla zamówień, których przedmiotem są roboty budowlane.

§ 2

1. Wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy, oszczędny i gospodarny, z zachowaniem zasady należytej staranności uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów.
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadza się w sposób zapewniający uczciwą konkurencję.

§ 3

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:
1) Zamawiającym – należy przez to rozumieć Zakład Wodociągów i Kanalizacji Gminy i Miasta Warta spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warcie,
2) Prezesie Zarządu – należy przez to rozumieć osobę pełniącą funkcję prezesa zarządu Zamawiającego, upoważnioną do reprezentowania Zamawiającego;
3) ustawie PZP – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.);
4) zamówieniu – należy przez to rozumieć zamówienie na dostawy, usługi lub roboty budowlane, o których mowa w § 1;
5) wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę;
6) robotach budowlanych – należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2018 r., poz. 1202 ze zm.), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu niniejszej ustawy, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego;
7) usługach – należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy;
8) dostawach – należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy i praw na podstawie umowy
lub pisemnego zlecenia;
9) Wytycznych – należy przez to rozumieć Wytyczne Ministerstwa Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 19 lipca 2017 r. (znak: MR/H 2014-2020/23(3)07/2017).

§4

1. Przy udzielaniu zamówienia należy kierować się zasadami jawności, uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w Wytycznych. W przypadku sprzeczności któregokolwiek z postanowień Regulaminu z Wytycznymi, zastosowanie znajdują Wytyczne.
2. Do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w Rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, ze zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5, str. 3).
3. Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia są formułowane w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców, przy czym:
a) każde kryterium oceny ofert musi odnosić się do danego przedmiotu zamówienia,
b) każde kryterium (i opis jego stosowania) musi być sformułowane jednoznacznie i precyzyjnie, tak żeby każdy poprawnie poinformowany oferent, który dołoży należytej staranności,
mógł interpretować je w jednakowy sposób,
c) wagi (znaczenie) poszczególnych kryteriów powinny być określone w sposób umożliwiający wybór najkorzystniejszej oferty,
d) kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia.
Zakaz ten nie dotyczy zamówień na usługi społeczne i innych szczególnych usług
oraz zamówień o charakterze nie priorytetowym w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa,
e) cena może być jedynym kryterium oceny ofert. Poza wymaganiami dotyczącymi ceny wskazane jest stosowanie jako kryterium oceny ofert innych wymagań odnoszących się do przedmiotu zamówienia takich jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne,
aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia,
koszty eksploatacji oraz organizacja, kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób wyznaczonych do realizacji zamówienia, jeżeli mogą mieć znaczący wpływ na jakość wykonania zamówienia.
4. Warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia, określane są w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Nie można formułować warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia.

§ 5

1. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością.
2. Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej.
3. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej lub zakresu rzeczowego robót.
4. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego
na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem,
albo łączna wartość zamówień tego samego rodzaju, których Zamawiający zamierza udzielić
w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
5. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi,
oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.
6. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na ustaloną już wartość zamówienia, przed wszczęciem postępowania należy dokonać ponownego oszacowania jego wartości.
7. Po oszacowaniu wartości zamówienia pracownik przygotowuje notatkę z szacowania wartości zamówienia.

§ 6

1. Zamówienia udziela się w następujących trybach:
1) rozeznanie rynku;
2) przetarg.
2. Zamawiający może, w postępowaniu prowadzonym w trybie określonym w ust. 1 zastosować procedurę odwróconą, o ile taka możliwość została przewidziana w zapytaniu ofertowym lub specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub w ogłoszeniu o zamówieniu.
3. Procedura odwrócona polega na tym, że Zamawiający w pierwszej kolejności dokonuje badania i oceny ofert w celu ustalenia, która oferta została najwyżej oceniona. Następnie Zamawiający zbada, w oparciu o składane wraz z ofertą oświadczenia i dokumenty czy Wykonawca, którego oferta została najwyżej oceniona nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu.
4. Jeżeli Wykonawca, o którym mowa w ust. 3, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający może zbadać, czy nie podlega wykluczeniu oraz czy spełnia warunki udziału w postępowaniu Wykonawca, który złożył ofertę najwyżej ocenioną spośród pozostałych ofert.

§ 7

1. Rozeznania rynku dokonuje się w przypadku zamówień o wartości od 20.000 zł do 50.000 zł netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Rozeznanie rynku ma na celu potwierdzenie, że dana usługa, dostawa lub robota budowlana została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa.
2. Dokonując rozeznania rynku Zamawiający pozyskuje, o ile to możliwe, dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku, tj. wskazujące, iż dana usługa, robota lub dostawa została wykonana po cenie nie wyższej od ceny rynkowej.
3. Z zastrzeżeniem dalszych ustępów niniejszego paragrafu, dokumenty potwierdzające dokonanie rozeznania rynku to w szczególności: wydruk zapytania ofertowego zamieszczonego na stronie internetowej wraz otrzymanymi ofertami lub potwierdzenie wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, wraz z otrzymanymi ofertami. Dokumenty potwierdzające rozeznanie rynku mogą przyjąć w szczególności formę: wydruków stron internetowych z opisem towaru lub usługi i cenę lub wydruków maili z informacją na temat ceny za określony towar lub usługę.
4. Zamawiający powinien zebrać co najmniej dwie ważne oferty. Wymóg należytego rozeznania rynku jest spełniony również wtedy, gdy w odpowiedzi na zamieszczone na stronie internetowej ogłoszenie o zamówieniu złożona zostanie tylko jedna ważna oferta, jednakże wówczas należy uzupełnić udokumentowanie o ofertę pochodzącą z innego źródła (np. wydruk strony internetowej z opisem towaru/usługi i ceną, wydruk maila z informacją na temat ceny za określony towar/usługę). Oferta niezgodna z zapytaniem ofertowym lub ogłoszeniem nie stanowi oferty ważnej.
5. Notatka potwierdzająca przeprowadzenie rozmów telefonicznych z potencjalnymi wykonawcami nie będzie uznawana za udokumentowanie rozeznania rynku.
6. W przypadku zamówień o szacunkowej wartości od 20.000 zł do 50.000 zł netto nie jest wymagane zawarcie pisemnej umowy z wykonawcą. W takim przypadku wystarczające jest potwierdzenie poniesienia wydatku w oparciu o fakturę, rachunek lub inny dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej.
7. W trybie rozeznania rynku, Zamawiający wskazuje w zapytaniu ofertowym :
a) przedmiot zamówienia;
b) termin wykonania zamówienia;
c) kryteria oceny ofert;
d) termin związania ofertą;
e) termin składania ofert;
f) informację na temat możliwości składania ofert częściowych, o ile zamawiający taką możliwość przewidział;
g) informację o zamówieniach uzupełniających lub dodatkowych, o ile zamawiający takie zamówienia przewiduje;
8. Zamawiający może określić w zapytaniu ofertowym:
a) warunki udziału w postępowaniu;
b) przesłanki wykluczenia wykonawcy w postępowaniu;
c) konieczność wniesienia wadium oraz jego formy;
d) istotne postanowienia umowy (jeśli przewidywane jest jej zawarcie);
e) konieczność wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz formy jego wniesienia.
9. Zamawiający dokonuje oceny ofert na podstawie kryteriów określonych w zapytaniu ofertowym.
10. Zamawiający informuje wszystkich wykonawców, którzy złożyli ofertę o wyborze najkorzystniejszej oferty.
11. Jeżeli w danym przypadku rozeznanie rynku nie jest możliwe, Zamawiający ma obowiązek wykazania w formie pisemnej okoliczności uzasadniających konieczność udzielenia danego zamówienia bez rozeznania rynku.

§ 8

1. Przetarg stosuje się dla zamówień, których szacunkowa wartość zamówienia przekracza kwotę 50.000 zł netto.
2. Zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia publikując ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju, przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych (Baza Konkurencyjności). W przypadku zawieszenia działalności bazy potwierdzonego odpowiednim komunikatem ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego – Zamawiający upublicznia ogłoszenie zgodnie z Wytycznymi na stronie internetowej wskazanej przez instytucję będącą stroną umowy o dofinansowanie w umowie o dofinansowanie. W przypadku, gdy ze względu na specyfikę projektu Zamawiający rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie,
w celu upublicznienia ogłoszenia powinien upublicznić je na stronie internetowej wskazanej przez instytucję ogłaszającą nabór wniosków o dofinansowanie projektu.
3. Zamawiający może dodatkowo opublikować ogłoszenie o zamówieniu na innej stronie internetowej przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych (np. w Biuletynie Zamówień Publicznych).
4. W trybie przetargu, ogłoszenie powinno zawierać co najmniej:
a) opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji);
b) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny ich spełnienia,
chyba że Zamawiający zrezygnował z określenia warunków;
c) kryteria oceny ofert;
d) informację o wagach punktowych lub procentowych przepisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty;
e) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty;
f) termin składania ofert;
g) termin realizacji umowy;
h) informację na temat zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych,
i) określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy,
j) informacje na temat zakresu wykluczenia;
k) informację o możliwości składania ofert częściowych, o ile Zamawiający przewiduje taką możliwość;
l) opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe wraz z wybranymi kryteriami oceny, jeżeli Zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie;
m) informację o zamówieniach uzupełniających, o ile Zamawiający przewiduje udzielenie tego typu zamówień.
5. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekracza wartości wskazanych w § 1 ust. 2 termin składania ofert wynosi nie mniej niż 14 dni od daty upublicznienia zapytania ofertowego. Termin ten liczy się od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia. Jeżeli koniec terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.
6. Z postępowania wyklucza się:
a) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono,
z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli poprzez likwidację majątku upadłego,
b) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,
c) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku
z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu
lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
a także za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego,
d) spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo skarbowe
lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego,
e) spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
a także za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego,
f) spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego,
g) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych,
a także za przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego,
h) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.
7. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawców, którzy:
a) wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania,
b) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania,
c) nie złożyli dokumentów żądanych w zapytaniu ofertowym lub ogłoszeniu o zamówieniu,
d) nie wnieśli wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą, lub nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą,
e) powiązanych kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym
f) nie spełniają warunków udziału w postępowaniu.
8. Zamawiający może określić w ogłoszeniu o zamówieniu dokumenty jakie zobowiązany jest złożyć wykonawca wraz z ofertą w celu potwierdzenia braku wystąpienia przesłanek do wykluczenia wykonawcy z postępowania. Dokumenty te powinny potwierdzać, że na dzień upływu terminu składania ofert, wykonawca nie podlegał wykluczeniu z postępowania.
9. Zamawiający może zażądać od wykonawcy złożenia oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z postępowania.
10. W przypadku niezłożenia przez wykonawcę dokumentów żądanych przez Zamawiającego w ogłoszeniu, Zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów.
Jeżeli Zamawiający poweźmie wątpliwości w zakresie jakiegokolwiek dokumentu złożonego przez wykonawcę w ofercie, powinien wezwać wykonawcę do wyjaśnienia treści oferty.
11. Dokumenty złożone przez wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia lub wyjaśnienia, uznaje się za część oferty wykonawcy.
12. Dokumenty złożone przez wykonawcę w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia lub wyjaśnienia, muszą potwierdzać, że na dzień upływu terminu składania ofert wykonawca spełniał warunki udziału w postępowaniu i nie podlegał wykluczeniu z postępowania.
13. Zamawiający poprawia w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe,
z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty z zapytaniem ofertowym, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
14. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
a) jest niezgodna z regulaminem udzielania zamówień,
b) jest sprzeczna z treścią zapytania ofertowego,
c) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
d) zawiera rażąco niską cenę lub koszt w stosunku do przedmiotu zamówienia;
e) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
f) wykonawca w terminie 3 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie omyłki,
g) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
h) oferta zawiera błędy w obliczeniu ceny lub kosztu.
15. Zamawiający może żądać od wykonawców wniesienia wadium oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Zamawiający określi w zapytaniu ofertowym wysokość wadium i formę w jakiej wadium ma zostać wniesione przez wykonawcę, a także formy wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
16. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli:
a) upłynął termin związania ofertą,
b) zawarto umowę w sprawie zamówienia i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy,
c) zamawiający unieważnił postępowanie.
17. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy, który:
a) wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert,
b) został wykluczony z postępowania,
c) którego oferta została odrzucona.
18. Zamawiający zatrzymuje wadium, jeżeli wykonawca:
a) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia na warunkach określonych w ogłoszeniu lub zapytaniu ofertowym,
b) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.
19. Termin związania ofertą wynosi 60 dni liczone od dnia upływu terminu składania ofert.
20. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, z tym że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu
o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni.
21. Postępowanie unieważnia się jeżeli:
a) nie wpłynęła żadna oferta nie podlegająca odrzuceniu,
b) nie wpłynęła żadna oferta nie podlegająca wykluczeniu,
c) cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia,
d) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiająca zawarcie umowy.
22. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli środki pochodzące
z budżetu Unii Europejskiej, które Zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, nie zostaną mu przyznane.
23. Zamawiający może zmienić zapytanie ofertowe albo ogłoszenie przed upływem terminu składania ofert w nich przewidzianym. Informacja taka powinna zawierać co najmniej: datę upublicznienia zmienianego zapytania ofertowego albo ogłoszenia, a także opis dokonanych zmian.
Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian.
24. Wykonawcy mogą zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienia dotyczące treści zapytania ofertowego albo ogłoszenia. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi na zapytania związane
z treścią zapytania ofertowego albo ogłoszenia, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści wpłynął do Zamawiającego nie później, niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. Zamawiający może odpowiedzieć na pytania złożone po terminie określonym w zdaniu pierwszym.
25. Treść pytań wraz z wyjaśnieniami zostanie przekazana jednocześnie wszystkim wykonawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe, bez wskazania źródła zapytania oraz publikowana zgodnie z ust. 2 i 3.
26. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią zapytania ofertowego alb ogłoszenia,
a treścią udzielonych odpowiedzi, jako obowiązującą należy przyjąć treść pisma zawierającego późniejsze oświadczenie Zamawiającego.
27. Zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym albo ogłoszeniu. Ponadto została oceniona,
jako najkorzystniejsza w oparciu o podane w zapytaniu ofertowym albo ogłoszeniu kryteria oceny.
28. Informację o wyniku postępowania upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe. W przypadku upublicznienia polegającego na wysłaniu zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, informację o wyniku postępowania przesyła się do wykonawców, którzy złożyli oferty. Informacja o wyniku postępowania powinna zawierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę istnieje obowiązek udostępnienia wnioskodawcy protokołu postępowania o udzielenie zamówienia, z wyłączeniem części ofert stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
29. Z wykonawcą, którego oferta została zatwierdzona, zostaje zawarta umowa w formie pisemnej określającą warunki realizacji zamówienia. W przypadku, gdy wykonawca odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów.
30. Nie jest możliwe dokonanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym albo ogłoszeniu bądź dokumentach zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany.

§ 9

1. W przypadku postępowania o udzielenie zamówienia, o którym mowa § 8 ust. 1, Zamawiający powołuje komisję przetargową, składającą się co najmniej z trzech osób.
2. Komisję powołuje i wyznacza jej przewodniczącego Prezes Zarządu. Decyzje komisji są ważne, jeżeli w jej obradach brało udział co najmniej dwóch jej członków, w tym przewodniczący komisji, a o posiedzeniu komisji zostali powiadomieni wszyscy jej członkowie.
3. W skład komisji mogą wchodzić osoby nie będące pracownikami Zamawiającego, jeżeli jest to uzasadnione koniecznością skorzystania w trakcie postępowania ze specjalistycznej wiedzy takich osób. Przewodniczącym komisji zawsze jest pracownik Zamawiającego.
4. Przewodniczący organizuje prace komisji, w szczególności zwołuje jej posiedzenia i zawiadamia o tym fakcie członków komisji i w razie potrzeby oferentów.
5. Komisja przeprowadza postępowanie, z którego sporządza protokół w formie pisemnej, zawierający, co najmniej:
a) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego albo ogłoszenia,
b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty dla Zamawiającego,
c) informację o spełnieniu warunku dot. zakazu powiązań osobowych lub kapitałowych,
d) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile takie warunki były stawiane,
e) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium,
f) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,
g) datę sporządzenia protokołu i podpis osób uprawnionych do działania w imieniu Zamawiającego,
h) następujące załączniki:
 potwierdzenie upublicznienia zapytania ofertowego albo ogłoszenia,
 złożone oferty,
 oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez osoby wykonujące w imieniu zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert
(tj. powiązań osobowych lub kapitałowych).
6. Protokół, o którym mowa w ust. 5 przewodniczący komisji przekazuje Zarządowi Zamawiającego. Ostateczna decyzja dotycząca udzielenia zmówienia bądź odstąpienia od jego udzielenia należy do wyłącznej kompetencji Zarządu Zamawiającego. Zarząd Zamawiającego nie ma prawa modyfikować warunków ustalonych w trakcie przetargu.

§ 10

1. Osoby wykonujące w imieniu Zamawiającego czynności związane z procedurą wyboru wykonawcy, w tym biorące udział w procesie oceny ofert, nie mogą być powiązane osobowo lub kapitałowo z wykonawcami, którzy złożyli oferty. W przypadku złożenia oferty przez wykonawcę powiązanego z osobą wykonującą czynności w toku postępowania, osoba ta wyłącza się z wykonywania dalszych czynności w postępowaniu.
2. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa,
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia
lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
e) pozostawaniu przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia,
f) pozostawaniu z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności.
3. Osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podlegają również wyłączeniu, jeżeli ubiegają się o udzielenie tego zamówienia lub zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
4. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do zamówień udzielonych w drodze rozeznania rynku.

§ 11

1. Nie jest możliwe dokonywanie istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że:
a) Zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w zapytaniu ofertowym
albo ogłoszeniu oraz określił warunki takiej zmiany, o ile nie prowadzą one do zmiany charakteru umowy,
b) zmiany dotyczą realizacji dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych
od dotychczasowego wykonawcy, nieobjętych zamówieniem podstawowym, o ile stały się niezbędne iż ostały spełnione łącznie następujące warunki:
 zmiana wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych
lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności sprzętu, usług lub instalacji, zamówionych w ramach zamówienia podstawowego,
 zmiana wykonawcy spowodowałaby istotną niedogodność lub znaczne zwiększenie kosztów dla zamawiającego,
 wartość każdej kolejnej zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,
c) zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy i zostały spełnione łącznie następujące warunki:
 konieczność zmiany umowy spowodowana jest okolicznościami, których Zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć,
 wartość zmiany nie przekracza 50% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie,
d) wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy wykonawca:
 na podstawie postanowień umownych, o których mowa w lit. a,
 w wyniku połączenia, podziału, przekształcenia, upadłości, restrukturyzacji lub nabycia dotychczasowego wykonawcy lub jego przedsiębiorstwa, o ile nowy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu, nie zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia oraz nie pociąga to za sobą innych istotnych zmian umowy,
 w wyniku przejęcia przez zamawiającego zobowiązań wykonawcy względem jego podwykonawców,
e) zmiana nie prowadzi do zmiany charakteru umowy a łączna wartość zmian jest mniejsza niż
5 225 000 euro w przypadku zamówień na roboty budowlane lub 209 000 euro w przypadku zamówień na dostawy i usługi, i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy albo, w przypadku zamówień na roboty budowlane, jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie.

§ 12

1. W razie wątpliwości co do trybu udzielenia zamówienia zgodnie z niniejszym regulaminem,
Prezes Zarządu decyduje o wyborze formy przetargu.
2. Do zamówień udzielanych w oparciu o niniejszy regulamin, przepisy ustawy Pzp stosuje się tylko, gdy regulamin wyraźnie tak stanowi.

§ 13

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego podpisania.